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Verfahrensdokumentation – auch für die Buchhaltung relevant!
In diesem Video erkläre ich Ihnen, warum die Verfahrensdokumentation für Unternehmer ein unvermeidliches Thema ist. In der Praxis fragt das Finanzamt im Rahmen von Betriebsprüfungen immer häufiger nach Verfahrensdokumentationen. Aber was ist das?
Es handelt sich um eine Arbeitsanweisung bzw. Organisationsunterlage, in der Vorgänge beschrieben werden, die im Zusammenhang mit der Buchhaltung stehen. Konkret wird auf Fragen eingegangen wie: Wie erhält der Unternehmer die Belege? Wie werden sie erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und schließlich vernichtet? Eine klassische Prozessbeschreibung, wie viele sie aus der DIN ISO 9001 kennen.
Mit Hilfe der Verfahrensdokumentation soll einem Außenstehenden die Belegablage und die Buchhaltung nachvollziehbar gemacht werden. Seit 2015 ist die Verfahrensdokumentation laut GoBD für alle verpflichtend und muss dem Finanzamt auf Aufforderung vorgelegt werden.
Nun stellt sich die Frage: Was passiert, wenn keine Verfahrensdokumentation vorhanden ist? Im Rahmen einer Betriebsprüfung führt dies zu einem negativen Gesamtbild der Prüfung. Wenn weitere Schwachstellen in der Buchführung hinzukommen, steigt die Wahrscheinlichkeit einer Hinzuschätzung von Einnahmen oder der Nichtberücksichtigung von Ausgaben.
Eine Verfahrensdokumentation hat jedoch auch außerhalb der Prüfungssituation Vorteile. Durch die Dokumentation der einzelnen Prozesse können Möglichkeiten zur Optimierung erkannt werden. Neue MitarbeiterInnen können durch transparente Prozesse und deren Aufzeichnung schneller eingearbeitet werden.
Meine Beratungsleistungen zur Verfahrensdokumentation sind im Rahmen der BAFA-Förderung „Förderung von Unternehmensberatung für KMU“ generell förderfähig. Es ist eine staatliche Förderung von bis zu 80% möglich.
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